Wdrożenie systemu Comarch ERP XL – MONACO – studium przypadku.

O firmie

Contec Kromiss sp. z o.o. jest czołowym producentem konstrukcji dla branży oświetleniowej, trakcyjnej, telekomunikacyjnej i energetycznej. Obsługuje segmenty przemysłu, energetyki, handlu, transportu oraz branży budowalnej. Nacisk na stały rozwój i inwestycje w najnowsze technologie zapewnia firmie wysoką i stabilną pozycję na rynku. Na skutek dynamicznego rozwoju firma stanęła wobec konieczności wdrożenia zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania. Poszukiwany system o szerokich możliwościach miał zaspokoić bieżące potrzeby, zwłaszcza w obszarach organizacji handlu, księgowości oraz zarządzania produkcją, a w przyszłości umożliwić dalszą rozbudowę.

Sytuacja biznesowa przed implementacją zintegrowanego systemu

Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie przeprowadzono analizę ofert pod kątem potrzeb oraz poszerzono wiedzę o preferowanym systemie u innych użytkowników. Ostateczny wybór padł na system Comarch ERP XL, który zastąpił wcześniej użytkowane w obszarach: handlowym i finansowo-księgowym, jako znacznie lepiej dostosowany do krajowych realiów gospodarczych i standardów Unii Europejskiej. W obszarze produkcyjnym postanowiono skorzystać z zaawansowanego systemu do Technicznego Przygotowania Produkcji MONACO ze względu na różnorodność produkcji i konieczność szybkiego przygotowywania nowych wyrobów. Istotne znaczenie miał fakt, że system MONACO jest w pełni zintegrowany z systemem Comarch ERP XL. Inne istotne powody wyboru powyższego rozwiązania informatycznego to:

konfigurowalność systemu, pozwalająca udostępnić funkcjonalność potrzebną na poszczególnych stanowiskach wg potrzeb przedsiębiorstwa,
sprawdzona integracja z Systemem Produkcyjnym MONACO, stosowana w kilku znanych firmach,
możliwość opracowania technologiczno-konstrukcyjnego wyrobów w wielu wariantach i alternatywach wykonania, włącznie z projektowaniem technologii wykonania elementów metodą cięcia plazmowego przy użyciu urządzeń, które pozwalają na perfekcyjne przygotowanie szwów spawalniczych,
kompetencje pracowników firmy KSIBB.PL z Bielska-Białej, autoryzowanego partnera firmy COMARCH i zarazem dostawcy systemu MONACO.

Przebieg wdrożenia Comarch ERP XL

Długotrwały proces wdrożenia systemu rozpoczęto od Analizy Przedwdrożeniowej. Doświadczenie zespołu wdrożeniowego i znajomość problematyki zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym pozwoliło na sprawne przygotowanie implementacji systemu zgodnie z potrzebami firmy. Analiza objęła również stan infrastruktury sprzętowej i sieciowej we współpracy z Działem IT. Po zakończeniu analizy, system Comarch ERP XL został skonfigurowany i wdrożony w zakresie funkcjonalności zakupionych modułów, a moduł TPP MONACO uruchomiony do napełniania danymi konstrukcyjno-technologicznymi. W okresie następnych kilku miesięcy przeprowadzono dopasowanie funkcjonalności obsługi zleceń produkcyjnych do specyfiki Contec Kromiss sp. z o.o. W tym obszarze, dzięki otwartości i elastyczności systemu korzystano z możliwości wprowadzania modyfikacji procesów stosownie do potrzeb. Jest to tym cenniejsze, że nie utrudnia korzystania z zaimplementowanych procesów w integracji z modułami Comarch ERP XL, a pozwala realizować nietypowe procesy, związane z realizowaną produkcją. Jako przykład można wskazać rozwiązanie problemu rezerwacji surowców i planowania zakupów dla potrzeb zabezpieczenia terminowej realizacji zleceń produkcyjnych. Wsparcie stanowi w tym zakresie funkcjonalność modułu planowania systemu MONACO, integrowana z modułem magazynowym i zamówieniami systemu Comarch ERP XL. Funkcjonalności ofertowania, generowania zamówień, zleceń produkcyjnych i fakturowania, znalazły swoje odzwierciedlenie w dobrze zaprojektowanych procesach systemu.

Wśród korzyści z wyboru systemu zintegrowanego zwrócono szczególną uwagę na:

brak konieczności powielania tych samych danych do różnych modułów;
zlecenia produkcyjne generowane ze struktur wyrobów w TPP MONACO;
zdefiniowany obieg dokumentów, ułatwiający rozliczenie surowców i robocizny.

Proces tworzenia i modyfikacji dokumentacji konstrukcyjno-technologicznej w systemie MONACO ukierunkowany jest na pełne wykorzystanie już istniejących w systemie (wcześniej opracowanych) zasobów. Celem zwiększenia powtarzalności wyrobów i unifikacji ich elementów składowych możliwe jest pogrupowanie oraz sklasyfikowanie produkowanego asortymentu oraz opisanie parametrami umożliwiającymi szybkie przeszukiwanie bazy. Przy każdym nowym zadaniu, system umożliwia znalezienie w zasobach bazy najlepszego istniejącego już wcześniej rozwiązania, które da się w danej sytuacji zastosować od razu lub po pewnym dostosowaniu. Każde nowe rozwiązanie staje się składnikiem bazy. Po zakończeniu projektowania dane te poddawane są sprawdzeniu, zatwierdzeniu i udostępnieniu do dalszego wykorzystania (np. do uruchomienia zlecenia produkcyjnego). Wprowadzanie do systemu nowej dokumentacji konstrukcyjno-technologicznej oraz wszelkie poprawki (zmiany) w już istniejącej dokumentacji pozwalają na identyfikację rodzaju zmian wprowadzonych do dokumentacji, osoby i czasu wprowadzenia tych zmian. Bilansowanie materiałów w systemie MONACO pozwala zestawić ze sobą zamówienia zakupu, otwarte zlecenia produkcyjne, stany magazynowe poszczególnych materiałów, zamówienia sprzedaży (opcjonalnie) i na tej podstawie określić zapotrzebowanie na materiały w podanym horyzoncie czasowym (z dokładnością do dnia).

Podsumowanie – dlaczego Comarch ERP XL – MONACO

Ciągle powiększana, bardzo atrakcyjna jakościowo, stała oferta produkcyjna firmy Contec Kromiss sp. z o.o. jest wynikiem nie tylko solidnej pracy załogi, ale również wydajnego systemu informatycznego Comarch ERP XL – MONACO, umożliwiającego sprawną obsługę wzrastającego zapotrzebowania na wyroby Contec Kromiss sp. z o.o. Wybór systemu modułowego, pozwalającego elastycznie uzupełniać zapotrzebowanie stosownie do wzrostu firmy to kolejna widoczna w ostatnim okresie korzyść z podjętej decyzji. Obecnie uruchomiono kolejne stanowiska obsługujące Dział Handlowy, a do systemu produkcyjnego wprowadzamy kolejne modyfikacje. Wykorzystywana jest również możliwość aktualizacji użytkowanego systemu poprzez zakup prawa do nowych wersji w ramach rocznego przedłużenia gwarancji – Upgrade MONACO – Comarch ERP XL. Nowe wersje zawierają wiele interesujących modyfikacji, wykonanych wg zapotrzebowań innych odbiorców i wprowadzanych do aktualnie dystrybuowanych wersji w ramach opieki serwisowej prowadzonej przez firmę KSIBB.PL Sp. z o.o. Sp. K. Przykładowo w ten sposób uzyskano dostęp w ramach nowych wersji do takich funkcjonalności jak: pakiet zmian dot. JPK_V7, aktualizacja deklaracji CIT czy rozbudowany serwer dokumentów (automatyczne przelogowanie, możliwość wyboru dokumentów, które mają być wystawiane, odpowiednie kumulowanie dokumentów kooperacyjnych, wylogowanie z Comarch ERP XL przy zamykaniu serwera dokumentów) itd. Ścisła kontrola stanu zleceń produkcyjnych oraz faktycznego zużycia surowca w module produkcyjnym przełożyła się na:

istotne zmniejszenie zapasów magazynowych do planowanej produkcji,
likwidację niekontrolowanych rozchodów surowca,
możliwość raportowania na bieżąco stanu produkcji w toku,
nadzorowanie kooperacji i prawidłowe ujęcie z tym związanych kosztów w kalkulacji kosztu wytworzenia.

Zintegrowany system obsługi klienta pozwolił na stworzenie skutecznych procesów logistycznych, serwisowych oraz księgowych. Zmniejszenie możliwości ludzkich błędów na wszystkich szczeblach zarządzania oraz dostarczanie wiarygodnej informacji dla kadry zarządzającej to wynik dobrze zaprojektowanych procesów i struktury zapisów źródłowych. System Comarch ERP XL w połączeniu z TPP MONACO to rozwiązanie informatyczne, pozwalające dzięki swej elastyczności i otwartości skutecznie realizować cele przedsiębiorstwa w zakresie obsługi klientów i nadzoru nad sprawną realizacją zleceń produkcyjnych.