Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima u producenta mebli – studium przypadku.
O firmie.
Firma Beskidzkie Fabryki Mebli Sp. z o.o. jest jednym z wiodących producentów mebli tapicerowanych z ponad 40-letnią tradycją. Posiada w swojej ofercie uzyskiwane w produkcji wielkoseryjnej meble. Produkowany asortyment łączy funkcjonalność z ciekawym designem. Firma dysponuje 40 000 metrów kwadratowych powierzchni produkcyjnej z własną stolarnią, szwalnią, tapicernią oraz działem technologicznym. Meble tworzone są na indywidualne zamówienie z zachowaniem staranności i dbałości o szczegóły wykonania. Wysoka jakość zapewniana jest dzięki wieloetapowej produkcji oraz współpracy z najlepszymi kooperantami z branży meblarskiej. Firma stawia sobie za cel stały rozwój i pozyskiwanie nowych doświadczeń. Realizując wyznaczone cele, firma stanęła wobec konieczności wdrożenia zintegrowanego systemu wspomagania zarządzania. Poszukiwany system miał zaspokoić bieżące potrzeby w obszarach organizacji handlu, księgowości, analiz oraz obsługi spraw pracowniczych.
Sytuacja biznesowa przed implementacją zintegrowanego systemu.
Wieloetapowa i wielkoseryjna produkcja mebli, łączona z realizacjami na indywidualne zamówienie oraz współpracą z wieloma kooperantami z branży meblarskiej, wymagała wdrożenia elastycznego rozwiązania informatycznego, zintegrowanego z funkcjonującym systemem produkcyjnym. W początkowym okresie działalności firma pracowała na niezintegrowanych programach wspierających działalność projektową, handlową oraz finansowo-księgową. Przed podjęciem decyzji o wyborze systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie, przeprowadzono wnikliwą analizę ofert pod kątem potrzeb firmy. Poszerzono również wiedzę o preferowanym systemie w oparciu o doświadczenia innych użytkowników. Ostateczny wybór padł na system Comarch ERP Optima, który zastąpił wcześniej użytkowane w obszarach: handlowym i finansowo-księgowym. Rozwiązanie uznano za należycie dostosowane do krajowych realiów gospodarczych i standardów Unii Europejskiej.
Główne powody wyboru systemu Comarch ERP Optima:
- konfigurowalność systemu ze szczególnym uwzględnieniem modułu Optima Analizy BI. Moduł umożliwia bieżący wgląd do danych firmy na podstawie informacji wprowadzonych do oprogramowania;
- szereg unikalnych funkcjonalności w module księgowym. M.in.: automatyczne księgowanie dokumentów przy wykorzystaniu wzorców księgowych z możliwością wykorzystania OCR i operacji seryjnych na dokumentach;
- usprawnienie bieżącej kontroli przepływu środków pieniężnych dzięki modułowi Kasa Bank Plus;
- udoskonalenie procesu obsługi kadrowo-płacowej poprzez moduł Optima Płace Kadry;
- kompetencje pracowników firmy KSIBB.PL z Bielska-Białej, autoryzowanego partnera firmy COMARCH.
Przebieg wdrożenia.
Proces wdrożenia systemu Optima poprzedziły spotkania analityczne. Firma Beskidzkie Fabryki Mebli przedstawiła cele do zrealizowania w ramach wdrożenia systemu. Podczas analizy przedwdrożeniowej dokonano opisania procesów biznesowych, które powinny być realizowane z wykorzystaniem platformy Comarch ERP Optima. Analiza objęła stan infrastruktury sprzętowej i sieciowej oraz możliwości importu danych z poprzednio używanych systemów do Comarch ERP Optima. W następnym etapie przystąpiono do wdrożenia systemu w zakresie funkcjonalności zakupionych modułów. Proces implementacji objął konfigurację systemu, jego parametryzację i testy w dostępnym obszarze integracji z funkcjonującym systemem produkcyjnym.
W ramach wdrożenia systemu Comarch Optima przeprowadzony został obszerny program szkoleniowy dla pracowników firmy, począwszy od szkoleń z podstaw Comarch ERP Optima, aż po szczegółowe działania systemu, wykorzystywane w pracy poszczególnych działów firmy. Na etapie użytkowania do systemu wprowadzane są kolejne modyfikacje. Dzięki możliwości aktualizacji użytkowanego systemu poprzez zakup prawa do nowych wersji w ramach rocznego przedłużenia gwarancji, system Comarch ERP Optima jest zawsze dostosowany do obowiązującego ustawodawstwa.
Podsumowanie – dlaczego wdrożenia Comarch ERP Optima.
Wdrożenia systemu Optima może przynieść wiele korzyści dla firmy. Oprogramowanie oferuje zintegrowane narzędzia do zarządzania różnymi obszarami działalności firmy takimi jak: finanse, księgowość, sprzedaż, zakupy, magazynowanie i produkcja.
Wybrane korzyści z wdrożenia systemu Optima:
- poprawa czasu na przygotowanie raportów dzięki zastosowaniu raportowania Optima Analizy BI;
- skrócenie czasu generowania dokumentów zakupu;
- poprawa automatyzacji wprowadzanie dokumentów do Rejestrów VAT, sporządzania deklaracji podatkowych i wysyłania do systemu e-Deklaracje;
- monitorowanie i windykowanie należności w module Optima Kasa Bank Plus.