Ile kosztuje system ERP?

„Ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?” „Jakie są całkowite koszty inwestycji?” – czy jeśli już na początku rozmowy o systemie ERP padają takie pytania, to można uznać, że rozmowa o wdrożeniu nie ma sensu? Z punktu widzenia stopnia skomplikowania procesu sprzedaży i wdrożenia systemu ERP to prawda. Z drugiej jednak strony, pytanie o całkowite koszty inwestycji w system ERP musi paść. We wstępnej fazie poszukiwań systemu ERP, cena odgrywa niebagatelną rolę. Zastanówmy się zatem nad zagadnieniem, ile naprawdę kosztuje system ERP.

Kwestia ceny, czyli koszt wdrożenia systemu ERP.

Oszacowanie kosztu zakupu i wdrożenia systemu wymaga uwzględniania szeregu parametrów. Jeśli kupujemy intuicyjny, „pudełkowy” program dla małej firmy, automatyzujący najważniejsze procesy związane z prowadzeniem biznesu, odpowiedź na pytanie, ile kosztuje system ERP jest prosta. Wycena kosztów inwestycji jest dość łatwa i precyzyjna. Standardowy, gotowy produkt nie wymaga zaawansowanego wdrożenia. Zawiera funkcjonalności obejmujące łatwe wystawianie faktur, sprawne księgowanie, zarządzanie magazynem i usługi finansowe. Program dostępny może być w formie usługi, której koszt zamyka się w kilkuset złotych rocznie lub kilkudziesięciu złotych miesięcznego abonamentu. Ten podstawowy zespół funkcji, to jednak w większości przypadków zdecydowanie za mało.

Ile kosztuje system ERP?

Dokładne określenie, ile kosztuje system ERP zależy zatem od wielu czynników. ERP to system do zarządzania przedsiębiorstwem, który integruje, porządkuje i automatyzuje cały proces biznesowy wewnątrz firmy. Procesy obejmują prowadzenie sprzedaży, dystrybucji, zaopatrzenia, zarządzanie magazynem, produkcją, usługami oraz obszarem kadrowo-płacowym i finansowo-księgowym. EPP posiada integrację z programami CRM, WMS, MES, BI lub elementy tych programów. System może współpracować z platformami B2B i sklepami internetowymi. Oprogramowanie ERP powinno być dopasowane do indywidualnych potrzeb każdej firmy i jej unikalnych procesów biznesowych. Te wszystkie czynniki i szereg innych, będą miały wpływ na cenę systemu.

Ile kosztuje system ERP dla wybranej branży? Chcesz dowiedzieć się na temat finansowania tej inwestycji? Skontaktuj się z nami – więcej informacji w sekcji KONTAKT

A jaka jest cena licencji?

W modelu klient – serwer, na serwerze umieszczona jest baza danych, a na komputerach użytkowników końcowych jest aplikacja, która z bazy pobiera dane i do niej zapisuje. W tym modelu, zanim firma prowadząca wdrożenie rozpocznie swoje prace, Klient musi już posiadać licencje na nowe oprogramowanie, czyli po prostu nabyć poszczególne moduły systemu na własność. Konieczne jest więc określenie zespołu procesów zachodzących w firmie, liczby użytkowników systemu i indywidualnych potrzeb każdej firmy. Wówczas dość precyzyjnie możemy wskazać liczbę i rodzaj potrzebnych licencji, czyli zbliżyć się do określenia, ile kosztuje system ERP. Dzięki temu skalkulowane zostaną podstawowe koszty zakupu oprogramowania.

Na tym etapie pojawia się kolejne pytanie, wynikające z rodzaju licencji.

Moduły systemu ERP według typu licencji, możemy podzielić na:

Licencje stanowiskowe, gdzie cena licencji jest ceną dostępu do modułu dla jednego użytkownika nienazwanego. Ilość zakupionych licencji stanowiskowych danego modułu określa wartość maksymalnej liczby użytkowników systemu jednocześnie pracujących w module. Oznacza to, że przy wylogowaniu, użytkownik zwalnia licencję i pracę na systemie może rozpocząć kolejna osoba, wykorzystując tę samą licencję.
Licencje serwerowe, gdzie cena licencji to cena za dostęp do modułu dla ilości osób odpowiadających ilości stanowisk modułu.
Licencje na urządzenie, gdzie cena licencji podana w cenniku jest ceną dostępu do modułu za pośrednictwem jednego urządzenia mobilnego lub stanowiska POS.
Licencje na użytkownika nazwanego, gdzie cena licencji określa dostęp do modułu dla użytkownika nazwanego (np. operatora upoważnionego do korzystania z oprogramowania).
Licencje na liczbę pracowników, gdzie cena licencji jest ceną dostępu do modułu określonej liczby użytkowników systemu.

Już na etapie ofertowania, trzeba dokładnie zapoznać się z warunkami licencjonowania, pozornie najtańsze licencje mogą bowiem generować dodatkowe koszty w przyszłości.

A może chmura?

Jeśli firma nie chce ponosić kosztów zakupu oprogramowania i inwestować środki w infrastrukturę informatyczną, korzystnym rozwiązaniem jest oferta długoterminowego najmu oprogramowania w modelu chmurowym. W tym modelu klient subskrybuje licencję, czyli wynajmuje oprogramowanie, uiszczając regularnie odpowiednią opłatę. Dostawca systemu ERP umożliwia zatem zdalny dostęp do oprogramowania. Zatem, ile kosztuje system ERP w modelu chmurowym? Rozwiązanie chmurowe w modelu subskrypcyjnym będzie o wiele tańsze, niż klasyczne wdrożenie systemu ERP typu klient – serwer. Pojawia się jednak pytanie, czy w przypadku systemów ERP taki model zawsze się sprawdzi i będzie najlepszym wyborem dla firmy? W przypadku rozwiązań chmurowych mamy zapewniony dostęp do najnowszych rozwiązań IT w przystępnej cenie. Opłacanie abonamentu gwarantuje automatyczne aktualizacje systemu do najnowszej wersji. Nie ma potrzeby kupowania licencji na własność, a wdrożenie i konfiguracja trwa krócej. Klient ma dostęp do programu z każdego miejsca na ziemi, nie musi posiadać własnej infrastruktury do pracy w systemie. Jednak chmura to najczęściej rozwiązanie przeznaczone dla wszystkich, a nie system ERP „szyty na miarę”. Każda firma ma natomiast własne potrzeby biznesowe i specyfikę działania, standardowe, nie modyfikowane rozwiązanie może nie zaspokajać w pełni jej potrzeb.

Wdrożenie systemu ERP – najważniejszy etap procesu.

Pojęcie wdrożenia jest różnie interpretowane przez dostawców oprogramowania. Podczas analizowania oferty należy zwrócić uwagę, jakie usługi i w jakim zakresie są oferowane w ramach tego procesu. Ze względu na relatywnie wysoki łączny koszt wdrożenia systemu ERP, umowa pomiędzy firmą a dostawcą bardzo szczegółowo i dokładnie określa zakres prac, rodzaj niezbędnych inwestycji sprzętowych, stawki godzinowe, liczebność zespołów, czy harmonogram realizacji wdrożenia. Konieczne jest uwzględnienie wsparcia posprzedażowego i szkoleń pracowników. Wysoki stopień skomplikowania zagadnienia wdrożenia powoduje, że pomimo podjętych wysiłków, całe przedsięwzięcie może nie mieścić się ani w budżecie, ani w ramach czasowych.

Wdrożenie systemu ERP składa się z następujących, podstawowych etapów:

Analiza przedwdrożeniowa,
Planowanie (warsztaty przedwdrożeniowe),
Wdrożenie,
Wstępna eksploatacja nadzorowana.

Celem analizy przedwdrożeniowej jest przygotowanie Klienta do wdrożenia, pokazanie jak będzie wyglądał u niego system ERP, w jaki sposób planuje się przeprowadzić wdrożenie i ile to będzie kosztowało. Podczas analizy przedwdrożeniowej określane są cele biznesowe, które firma chce osiągnąć dzięki wdrożeniu. Konieczna jest identyfikacja wszelkich zagrożeń, które mogą wystąpić podczas wdrożenia. W większych projektach analiza może trwać nawet kilka miesięcy, a jej koszt może sięgać kilkudziesięciu lub nawet kilkuset tysięcy złotych. Podnosi to koszt wdrożenia systemu ERP. Jednak dzięki profesjonalnie przeprowadzonej analizie, Klient nabiera zaufania do systemu ERP i do procesu wdrożenia. Jest to bardzo istotne, bo cały proces wdrożenia niestety może wiązać się z pewną dezorganizacją pracy firmy. Profesjonalnie przeprowadzona analiza to podstawa udanego wdrożenia.

Wdrożenie systemu ERP – etap planowania – polega na zdefiniowaniu wszystkich elementów organizacyjnych, związanych z realizacją prac i opracowaniu szczegółowego harmonogramu wdrożenia. Przeprowadzany może być w formie warsztatów.

Na etapie wdrożenia systemu ERP wyróżnia się następujące elementy:

Dostawa sprzętu i oprogramowania. Wdrażanie nowego systemu wiąże się zwykle z koniecznością uzupełnienia infrastruktury sprzętowej Klienta. Składają się na nią serwery, komputery, drukarki, urządzenia POS i inne.
Wybór i zakup systemów operacyjnych i oprogramowania bazodanowego oraz instalacja systemu i bazy danych na serwerze Klienta. Określenie zapotrzebowania na dostęp do internetu, ochronę antywirusową i backup danych. Rozwiązaniem alternatywnym jest wynajem infrastruktury i przechowywanie systemu w Data Center.
Szkolenie administratorów – ma na celu zapewnienie zaangażowania administratorów systemu ERP podczas dalszych prac związanych z instalacjami, konfiguracją systemu itd.
Instalacja systemu na stanowiskach roboczych po uzgodnieniu zgodności konfiguracji (sprzętowej i programowej) stanowisk użytkowników z wymaganiami określonymi na etapie analizy.
Implementacja nowych funkcjonalności systemu.
Integracja z systemami zewnętrznymi – implementacja mechanizmów, pozwalających na integrację z systemami zewnętrznymi pracującymi u Klienta.
Migracja danych, m.in. kontrahentów i towarów.
Konfiguracja systemu – zdefiniowanie użytkowników wraz z przydziałem do grup i nadaniem uprawnień z tego wynikających, konfiguracja poszczególnych modułów oraz wykonanie wydruków i raportów zdefiniowanych i zamówionych przez Klienta.
Szkolenia użytkowników – odbywają się po zakończeniu konfiguracji systemu i prowadzone są na kopii bazy produkcyjnej Klienta.
Testy systemu ERP – obejmują sprawdzenie poprawności działania standardowych funkcji systemu, sprawdzenie przykładowego obiegu dokumentów, sprawdzenie poprawności wydruków i raportów niestandardowych. Testowane są też nowe funkcjonalności oraz interfejsy z systemami zewnętrznymi.

Koniec wdrożenia to dopiero początek.

Po zakończeniu wdrożenia, należy pamiętać o kolejnych czynnikach, które będą miały wpływ na całkowite koszty inwestycji. Podstawowe zagadnienie, które wykracza poza to, ile kosztuje wdrożenie systemu ERP, to aktualizacja oprogramowania. Aby system działał poprawnie i był aktualizowany zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa, konieczne jest wsparcie techniczne, związane z rozwojem oprogramowania i zmianami prawnymi. Dzięki temu na bieżąco wprowadzane są nowe funkcje i kolejne aktualizacje. W zależności od firmy roczne wydatki na utrzymanie (aktualizację i wsparcie) systemu ERP to koszt od kilku do kilkunastu procent od wartości posiadanych licencji ERP. Regularny zakup abonamentu gwarantuje utrzymanie tego procentu na stałym poziomie. Istotne jest, aby producent zapewniał w ramach tzw. upgrade’u dostęp do każdej nowej wersji systemu czyli zgodność oprogramowania ze zmieniającymi się przepisami prawa. Kolejny koszt, konieczny do ujęcia w budżecie, to koszt opieki serwisowej. W ramach tzw. umowy serwisowej, podpisywanej z dostawcą systemu ERP, istnieje możliwość skorzystania m.in. z dodatkowych szkoleń, wsparcia technicznego, konsultacji i instalacji aktualizacji. Usługi serwisowe niejednokrotnie oferowane są w pakietach, różniących się wysokością stawek i zakresem pomocy.

Finansowanie zakupu systemu ERP

Jeżeli koszt zakupu i wdrożenia oprogramowania, przekracza aktualne możliwości finansowe firmy, można wziąć pod uwagę zewnętrzne źródła sfinansowania inwestycji. Możliwe jest w tym celu skorzystanie z dotacji unijnych lub leasingu.