Automatyzacja procesu zamówień przy użyciu systemów ERP.

Automatyzacja procesów jest istotnym elementem efektywnego funkcjonowania firmy. Proces oznacza zastosowanie technologii i narzędzi informatycznych, dzięki czemu znacznie ułatwione jest zarządzanie i w dużym stopniu zastąpione mogą być ręczne operacje. Eliminuje się żmudne, powtarzalne i monotonne zadania pracowników. Uzyskane w ten sposób moce przerobowe można z korzyścią dla organizacji zaangażować w bardziej innowacyjne działania. Efektem ogólnym jest optymalizacja i integracja procesów biznesowych. Rozwiązanie monitoruje stany magazynowe. W sytuacji, gdy spadnie on poniżej określonego poziomu, system ERP generuje zamówienie do dostawcy w celu uzupełnienia brakujących produktów lub surowców. Wdrożenie systemu ma szczególne znaczenie w modelu działań realizowanym jako sprzedaż wielokanałowa. Tu problem stanowi czasochłonność i integracja wszystkich kanałów sprzedażowych, związana z obsługą zleceń o różnym charakterze. Realizacja zamówień w firmie dystrybucyjnej często stanowi wąskie gardło ze względu na swoją czasochłonność. Kolejne wyzwanie stanowi zapewnienie aktualnych danych na temat dostępności towarów.

Jaki jest cel automatyzacji obsługi zamówień?

Zasadniczym celem autorealizacji w systemie ERP czyli automatyzacji procesu zamówień sprzedaży i zakupu jest odciążenie pracowników, którzy zamawiają towar na bieżąco i manualnie. Praktyka taka ma wiele mankamentów, szczególnie gdy zamówienia pochodzą z wielu źródeł: od klientów i partnerów, z B2B, platformy e-commerce, zaleceń przełożonych i współpracowników, powstających dzięki analityce biznesowej czyli Business Intelligence (BI). Każda ścieżka wdrożenia wymaga indywidualnego podejścia i weryfikacji. Proces produkcyjny zamówień zabiera wiele czasu i energii i może generować pomyłki. Celem usprawnienia jest zatem uzyskanie takiego efektu, aby każde z zamówień realizowane było osobno, a oprogramowanie traktowało je jako indywidualny proces. Dzięki temu przedsiębiorstwo uniknie chaosu organizacyjnego. Rozwiązaniem jest integracja i automatyzacja procesu obsługi zamówień. Pozwala ona na odciążenie pracowników z większości czasochłonnych i powtarzalnych czynności, uniezależniając płynność działania firmy i możliwość dalszego rozwoju od czynnika ludzkiego.

Wyobraźmy sobie sytuację specjalisty ds. zakupów, który w ramach planowania zasobów, zamawia towar u kilku dostawców, uprzednio weryfikując ofertę pod kątem ceny i dostępności oraz sprawdzając stany magazynowe. Bez takiego narzędzia jak oprogramowanie ERP, kiedy te parametry ulegają zmianom, a jedynym posiadanym narzędziem jest arkusz kalkulacyjny, realizacja procesu zakupów w czasie rzeczywistym jest delikatnie mówiąc kłopotliwa. Najlepszym rozwiązaniem jest zatem system ERP wraz z funkcjonalnością pozwalającą zautomatyzować proces zakupów.

Mechanizm BPM w systemach Comarch jako element automatyzacji procesu zamówień.

Jednym z usprawnień w działaniach tego typu jest automatyzacja procesu zamówień w systemie ERP. Automatyzacja procesów w systemach Comarch realizowana jest poprzez wbudowane narzędzia Business Process Management (BPM). Dzięki temu przeprowadzane są np. czynności handlowe, należące do najbardziej istotnych aspektów funkcjonowania firmy. BPM umożliwia całkowitą lub częściową automatyzację procesów biznesowych zachodzących w firmie. Dzięki BPM możemy automatyzować zarówno rutynowe procesy charakterystyczne dla każdej firmy, jak również nietypowe zadania, specyficzne dla każdego przedsiębiorstwa.

Jak działa automatyzacja obsługi zamówień w systemie ERP?

Rozwiązanie automatyzuje obsługę procesu składania zamówień w czasie rzeczywistym, bazując na różnych wyróżnikach, które muszą zostać spełnione, a następnie sprawdzone i zweryfikowane, by system ERP pozwolił na automatyczną realizację. W zależności od użytkowanego oprogramowanie ERP i potrzeb, klienci mogą brać pod uwagę różne parametry realizacji zamówień. Niektórzy klienci mają harmonogramy akceptacji zamówień. Polega to na tym, że pozycje zbierane się na liście, następnie konsolidowane do jednego zamówienia i o określonej godzinie jest ono realizowane przez magazyn. Kolejnym parametr określa fakt, iż zamówienia są realizowane tylko w konkretnych godzinach Ze względu na skomplikowanie i złożoność każdego z parametrów, kluczem do sukcesu było indywidualne podejście do każdego z rodzajów zamówień i zaprojektowanie dedykowanych algorytmów, wspierających obsługę każdego z nich. Z pomocą przychodzą w tym przypadku reguły dotyczące na przykład fizycznej dostępności asortymentu czy reguły związane z minimum logistycznym, ustalanym według potrzeby organizacji. Istotne jest takie zaprojektowanie mechanizmu wdrożenia, aby na bieżąco weryfikował liczbę zamówień oczekujących na realizację i wskazywał, aby każde z nich było obsługiwane osobno, jako odrębny proces w systemie.

Zarządzanie zamówieniami w systemie ERP.

System ERP skupia różne obszary działania firmy. Oparty o wspólną bazę danych i procesów, konsoliduje najważniejsze działy w organizacji, dzięki czemu przepływ informacji pomiędzy nimi jest koherentny. Oprogramowanie poprawia efektywność wielu procesów, poprzez ich automatyzację. Wśród zagadnień obsługiwanych w systemie ERP znaleźć się powinna automatyzacja procesu zamówień. Istotne jest, aby w tym zakresie zaspokajane były indywidualne potrzeby klientów, czyli realizowane parametry realizacji tych zamówień, które mogą różnić się w poszczególnych firmach. Na przykład parametr produkcyjny, który określa, iż zamówienie wielopozycyjne realizowane są po całościowej kompletacji towarów składowych. Ten warunek spełniony może być na etapie implementacji systemu ERP u klienta. Kluczem do sukcesu jest zatem indywidualne podejście do każdego z rodzajów zamówień i zaprojektowanie dedykowanych algorytmów wspierających obsługę każdego z nich.

Przykład automatyzacji procesu zamówień – Comarch e-Sklep.

Rozwiązanie do zarządzania automatyzacją zamówień bazuje na różnych parametrach, które muszą zostać spełnione, a następnie zweryfikowane, by system ERP pozwolił na automatyczną realizację. Sformalizowanie procesu automatyzacji procesu zamówień wymaga konfiguracji harmonogramu automatycznej realizacji zamówień. Konieczne jest spełnienie kilku warunków: brak uwag klienta na zamówieniu, opłacenie zamówienia, brak pozycji o wartości zerowej na zamówieniu, wystarczająca ilość towaru do realizacji zamówienia na magazynie. Po weryfikacji następuje etap realizacji zamówienia i generowania dokumentów. Moduł zarządzania zakupami w systemie ERP automatyzuje powtarzalne czynności. W ten sposób specjalista zostaje odciążony, zaoszczędzony czas może przeznaczyć na wykonywanie ważniejszych zadań i większą efektywność pracy. Obszar zarządzania zakupami usprawnia planowanie strategii zaopatrzenia, korzystając z algorytmów, które biorą pod uwagę zarówno długo-, jak i krótkofalowe planowanie sprzedaży i produkcji. Prognozy uwzględniają sezonowość popytu, więc przedsiębiorstwo ma szansę dokładnie przygotować się do nadchodzących tygodni, niezależnie od okoliczności. Dodatkowo moduł ten zapewnia możliwość wymiany informacji z dostawcami, porównuje oferty automatycznie, a także ułatwia złożenie zamówienia.

Automatyczna obsługa zamówień – korzyści.

Wdrożenie systemu ERP, który automatyzuje obsługę zamówień, odciąża pracowników działu sprzedaży. Dzięki temu mają oni więcej czasu na indywidualny kontakt z klientem i analitykę biznesową w systemach Comarch, realizowaną przez oprogramowanie Business Intelligence (BI). Mogą odpowiadać na zapytania klientów, kontaktować się z nimi i obsługiwać zamówienia, które wymagają specyficznego, jednostkowego podejścia. Digitalizacja procesu autorealizacji w systemie ERP, eliminuje znaczną większość ręcznej realizacji zleceń, która jest mniej efektywna od automatycznej. Wdrożenie tego typu rozwiązania może zautomatyzować nawet do 85% zamówień.