5 najczęściej używanych modułów ERP

Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) wspomagają planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Choć znane i wdrażane są różne modele systemów ERP, to jeden element można uznać za ich część wspólną. Charakteryzujący się elastyczną budową modułową system ERP gromadzi bowiem dane zgrupowane w kilkunastu współpracujących ze sobą obszarach. Funkcjonalności systemów określone w modułach ERP, obejmują zatem obszary firmy, takie jak handel, logistyka, magazyn, produkcja, marketing. Zarządzanie zasobami ludzkimi w systemie ERP i zarządzania płacami realizują moduły kadrowo-płacowe, a zarządzanie finansami – finansowo-księgowe. W przypadku systemu ERP istotny jest fakt, iż oprogramowanie opiera się na jednej wspólnej bazie danych, dzięki czemu sprawdza się w gromadzeniu zasobów oraz porządkowaniu i integracji wszystkich obszarów funkcjonowania firmy. W oparciu o wnikliwą analizę potrzeb i specyfiki firmy, analizowane jest optymalne wykorzystanie modułów, ich zestaw oraz ilość modułów, z których będą korzystać pracownicy. Elastyczność i skalowalność systemu pozwalają na rozbudowę oprogramowania o nowych użytkowników, nowe moduły i nowe rozwiązania komplementarne. Dzięki temu, wraz z rozwojem firmy bez przeszkód może się rozwijać instalacja, zwiększając zalety systemu. Usprawnienie procesów zachodzących w przedsiębiorstwie i rozwój biznesowy jest podstawową przyczyną wdrożenia systemu ERP. Oczywiście istotny jest właściwy wybór firmy wdrażającej system ERP, aby zapewniane było wsparcie techniczne na etapie procesu implementacji systemu, wsparcie powdrożeniowe i efektywne wykorzystanie modułów.

Najczęściej używane moduły ERP

Handel, dystrybucja i gospodarka magazynowa

Jeśli próbowalibyśmy znaleźć moduł, któremu należy się największa popularność, to niewątpliwie byłoby to zarządzanie pracą sprzedażowo-logistyczną. System ERP gromadzi dane powiązane z pełnym spektrum działań sprzedażowych, zakupowych i magazynowych. Wsparcie techniczne dotyczy obszaru handlu i dystrybucji, zarówno od strony sprzedażowej jak i od strony zakupowej. Pod uwagę brane są wszelkiego rodzaju transakcje handlowe, krajowe i zagraniczne, łącznie z tak specyficznymi jak obrót złomem, obrót towarami koncesjonowanymi, obsługa kaucji. Funkcjonalności systemów obejmują narzędzia marketingowe w rodzaju zarządzania rabatami, poziomami cenowymi i promocjami. Zestaw pomocnych narzędzi obejmuje politykę współpracy z klientem, jak zarządzanie płatnościami i kontrolę nad limitami kredytowymi. W warstwie podstawowej moduł handlowy umożliwia wystawianie wszelkich dokumentów obejmujących procesy handlowe i magazynowe. Usprawnienie procesów handlowych i logistycznych i rozwój biznesowy leży u podstawy wprowadzenia modułu handlowego.

Finanse i księgowość

Systemy ERP rozwiązują problemy związane z gospodarką finansową i księgowością. Moduł finanse i księgowość zawiera narzędzia konieczne do prawidłowego prowadzenia rachunkowości firmy, zgodnie z treścią Ustawy o rachunkowości. Funkcjonalności systemów obejmują zarządzanie finansami i wszystkie formy księgowości, począwszy od ryczałtu i książki przychodów i rozchodów (KPiR), aż po pełną księgowość, czyli księgowością kontową. Moduł umożliwia użytkownikowi sporządzanie obligatoryjnych sprawozdań finansowych. Procesy te realizowane są zgodnie z Ustawą o Rachunkowości i Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej (MSSF), niezbędne aktualizacje umożliwiają w przypadku systemu ERP zgodność ze zmieniającymi się regulacjami prawnymi. Z tego względu proces implementacji jest szczególnie złożony i w jakimś sensie nigdy nie ma końca. Za to korzyści wynikające z właściwego doboru wdrażającej system firmy są nieocenione. Zastosowane mechanizmy usprawnienia procesów finansowo-księgowych, zapewniają zarządzanie pracą działu księgowości poprzez łatwy dostęp m.in. do księgowych źródłowych dokumentów, automatyczną dekretację, automatyczne sporządzenie sprawozdań obligatoryjnych czy analizy finansowe. Niezbędna konieczność stosowania modułów finansowo-księgowych jest jednocześnie powodem, z którego wynika największa popularność tego typu wdrożeń. Bez modułu księgowego nie może obejść się przecież zarządzanie zasobami ludzkimi w systemie ERP i zarządzania płacami.

Analizy i raporty

Przy podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych nieodzowny jest dostęp do niezbędnych informacji. Systemy ERP rozwiązują problemy związane z tym zagadnieniem dzięki modułom analitycznym. Osiągalne w wielu układach i przekrojach raporty, obejmują wszystkie procesy zachodzące w firmie. W przypadku systemu ERP, raporty opierają się na automatycznej integracji z oprogramowaniem źródłowym. Metoda drag&drop umożliwia łatwe tworzenie własnych analiz ad-hoc bez koniecznej potrzeby posiadania zaawansowanej wiedzy informatycznej. Kompleksowo w ten sposób skonstruowany, zawarty w funkcjonalnościach systemów kontroling i analizy finansowe, zapewniają ciągły dostęp do wiedzy o każdym aspekcie działalności firmy. Wiedza o wszystkich aspektach działalności organizacji leży u podstaw usprawnienia procesów zarządzania firmą, ułatwiając planowanie zasobów. Szybszy, prostszy proces uzyskania tej wiedzy, precyzyjne zarządzanie finansami i rozwój biznesowy to oczywiste zalety systemu ERP i korzyści wynikające z jego zaimplementowania.

Obieg dokumentów

Każda firma boryka się z natłokiem wielkiej liczby dokumentów. Są to umowy, faktury kosztowe, korekty, dokumentacja techniczna, analizy finansowe czy dokumenty pracownicze. W tym przypadku proces implementacji staje przed wyzwaniem zewidencjonowania wszystkiego, zebrania podpisów w odpowiednich miejscach i przekazania informacji do właściwych osób. Usprawnienie procesów komunikacji wewnątrzorganizacyjnej jest podstawowym zadaniem elektronicznego obiegu dokumentów, zatem systemy ERP rozwiązują problemy komunikacyjne w firmie. W przypadku systemu ERP, wykorzystanie modułów do obiegu dokumentów pozwala modelować różnego typu procesy w zakresie obiegu dokumentów. Największa popularność funkcjonalności wynika z możliwości precyzyjnego wyznaczenia ścieżki obiegu faktur kosztowych. Zaawansowane możliwości pomogą wdrożyć oraz usprawnić różne modele elektronicznego obiegu faktur kosztowych, umów, zgłoszeń, wniosków pracowników i realizację zapotrzebowań czy dokumentacji technicznej.

Produkcja

Proces produkcyjny jest najbardziej złożonym zagadnieniem w działalności przedsiębiorstwa, warunkującym niejednokrotnie rozwój biznesowy organizacji. W tym przypadku również systemy ERP rozwiązują problemy pojawiające się w związku z zagadnieniami produkcyjnymi. Usprawnienie procesów produkcyjnych jest problemem niewątpliwie szczególnie złożonym i równie złożony jest proces implementacji modułu. Wieloetapowość procesów oraz wielość zagadnień, zależnych od rodzaju produkcji, skali działania przedsiębiorstwa oraz branży, w której działa organizacja, wymaga zastosowania wielu zróżnicowanych funkcjonalności systemów i zintegrowanych rozwiązań informatycznych. Zalety systemu ERP bilansują te problemy poprzez zastosowanie modułów przeznaczonych do zarządzania procesami produkcyjnymi oraz kontrolą i analizą na wszystkich etapach procesu produkcyjnego. Zakres działań obejmuje zestaw procesów od ofertowania, projektowania, planowania i zarządzania produkcją aż po zagadnienia dotyczące analizy i monitorowania wraz z elementami automatyki przemysłowej. System ERP gromadzi dane bezpośrednio z maszyn, systemów logistyki wewnętrznej przedsiębiorstwa, systemów automatyki, czyniąc to za pośrednictwem funkcjonalności IoT (Internetu Rzeczy). Wsparcie techniczne, jakie zapewniają firmie produkcyjnej wdrożone moduły produkcyjne i korzyści wynikające z ich zaimplementowania są szerokie. Zarządzanie pracą produkcyjną i planowanie zasobów staje się dzięki temu efektywne. Oprogramowanie może mieć zastosowanie w produkcji seryjnej lub jednostkowej, dyskretnej lub procesowej, obejmującej szeroką działalność projektową lub prostą kompletację.

5 i więcej modułów ERP to nie koniec

Wybór pięciu najczęściej używanych modułów, to jedynie wąski wycinek ze spectrum działań obejmujących usprawnienie procesów przez systemy klasy ERP. Wymienić można ponadto zarządzanie zasobami ludzkimi w systemie ERP i zarządzania płacami, realizowane w modułach kadrowo-płacowych. Moduł kontroli jakości zapewniający wsparcie procesów kontroli dostaw i produkcji. Moduły serwisowe kontrolujące ewidencję i realizację zleceń serwisowych. Wzrastające zaś w coraz większym stopniu zastosowanie algorytmów sztucznej inteligencji, wspiera przedsiębiorstwa w codziennej działalności i poprzez zdolność uczenia przyczynia się do optymalizacji procesów biznesowych. Tylko jaka pozostaje rola  człowieka  w tym ciągle rozbudowującym się mechanizmie ?