KSeF
24 / 07 / 2025

KSeF – nowe wyzwanie?

KSeF – co to takiego?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (czyli e-faktur, faktur elektronicznych) w transakcjach między podmiotami. Przygotowany przez Ministerstwo Finansów system ma ujednolicić sposób rozliczania się pomiędzy przedsiębiorcami, usprawnić komunikację między podatnikami a administracją podatkową, a także zapobiegać oszustwom podatkowym.

W praktyce każda e-faktura wystawiana przez przedsiębiorcę będzie trafiała do odbiorcy poprzez KSeF.

Ramy czasowe i formalne wprowadzania KSeF.

Obowiązek korzystania z KSeF będzie wprowadzany etapami:

  • 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła kwotę 200 mln zł;
  • 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców;
  • 1 stycznia 2027 r. dla najmniejszych podatników, których transakcje obejmują kwoty do 450 zł dla pojedynczej faktury i łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie.

Od momentu wejścia w życie nowych przepisów, wystawianie e-faktur będzie możliwe wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Papierowe faktury, jak i dotychczasowe formaty elektroniczne (PDF, CSV) zostaną wyparte przez nowy, ustandaryzowany format XML zgodny z KSeF.

Faktura ustrukturyzowana, zgodnie z przepisami ustawy o VAT, to faktura wystawiona przy użyciu KSeF, której został nadany numer identyfikujący tę fakturę, czyli KSeF ID. Każda e-faktura będzie przechowywana w KSeF przez 10 lat. Nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach informatycznych przedsiębiorców.

Jako sobie poradzić z obowiązkiem KSeF.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to dla wielu firm duże wyzwanie technologiczne, wymagające dostosowania istniejących systemów IT do nowych wymogów prawnych. Kluczowym elementem tego procesu jest integracja KSeF z systemami takimi jak ERP, księgowość czy gospodarka magazynowa.

Jeśli dotychczasowe oprogramowanie nie spełnia wymagań technicznych KSeF, trzeba pilnie zidentyfikować potrzeby biznesowe i wybrać system, który umożliwi zgodną i bezpieczną komunikację z platformą rządową. Warto przy tym zwrócić uwagę na stabilność dostawcy, wsparcie techniczne i zakres dodatkowych funkcji.

Wystawianie i odbiór faktury w KSeF – podstawowe zasady.

Dokumenty wysyłane do KSeF:

  • faktury sprzedaży;
  • faktury VAT marża;
  • faktury zaliczkowe;
  • korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów.

e-Fakturę można wystawić za pomocą bezpłatnych narzędzi, które udostępnia Ministerstwo Finansów. To rozwiązanie będzie dedykowane raczej przedsiębiorcom posiadającym niewielkie ilości dokumentów. W przypadku większych podatników wystawiających dużą ilość faktur, rekomendowane jest korzystanie z rozwiązań komercyjnych, pozwalających zautomatyzować procesy.

Faktura jest uznana za wystawioną w dniu przesłania do KSeF. KSeF zwraca wystawcy Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO), czyli oficjalne potwierdzenie zarejestrowania faktury w systemie i zakończenia procesu jej doręczenia. Od tego momentu e-faktura jest dostępna w KSeF dla odbiorcy, który może ją pobrać bez potrzeby dodatkowej dystrybucji.

Fakturę uznaje się za doręczoną w chwili nadania fakturze numeru KSeF ID. Momentem jej doręczenia do odbiorcy jest chwila nadania tego numeru. Wystawiona przez sprzedawcę e-faktura jest automatycznie dostępna w KSeF dla nabywcy, co oznacza, że nie ma konieczności wysyłania numeru KSeF ID faktury do jej odbiorcy. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach, podatnik będzie zobowiązany manualnie zalogować się do portalu i pobrać plik z fakturą lub wykorzystywany przez podatnika program będzie musiał automatycznie „odpytywać” KSeF o dostępne e-faktury.

KSeF – skorzystaj z technologii Comarch.

Integracja systemów Comarch ERP z rozwiązaniem Comarch KSeF pozwala na bezpośredni eksport i import dokumentów pomiędzy systemem Comarch ERP a Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki automatycznej wymianie faktur i komunikatów z KSeF, cały proces fakturowania odbywa się w systemach finansowo-księgowych, bez potrzeby uruchamiania dodatkowych systemów czy platform. Połączenie odbywa się poprzez wykorzystanie API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, w związku z czym Użytkownicy nie muszą logować się w platformie KSeF, a wszystkie operacje związane zarówno z eksportem jak i importem dokumentów wykonują w swoim systemie ERP.

Użytkownicy systemów Comarch ERP w celu obsługi wymiany danych z Krajowym Systemem e-Faktur będą mogli skorzystać z jednego z  rozwiązań automatyzujących i usprawniających eksport oraz import danych do/z KSeF:

  • usługa Comarch EDI KSeF;
  • moduł Comarch KSeF;
  • usługa Comarch OCR&KSeF.

Użytkownicy systemów Comarch ERP, mają możliwość wysyłki faktur do Krajowego Systemu e-Faktur na:

  • środowisko demonstracyjne;
  • środowisko produkcyjne.

W systemach Comarch ERP wymiana danych z KSeF jest możliwa dla Użytkowników z nadanymi odpowiednimi uprawnieniami. Aby skorzystać z komunikacji z KSeF wystarczy odpowiednio skonfigurować system, zgodnie z informacjami udostępnionymi przy wydaniu nowej wersji na rynek systemów ERP. Dla każdego Użytkownika można ustawić odpowiednie rodzaje uprawnień m.in. prawo do wysyłania dokumentów do KSeF i odbierania UPO. Po nadaniu uprawnienia w programie pojawiają się dla poszczególnych dokumentów opcje związane z KSeF.

Nie zwlekaj. Zapoznaj się z dostępnymi narzędziami do automatyzacji KSeF.

https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/